Personvern er et hett tema. Personvern har i det siste fått stor oppmerksomhet i samfunnet.
Imidlertid er nok ikke de fleste innforstått med hvordan personvernregelverket faktisk kan gripe inn i hverdagslige situasjoner. I denne artikkelen vil det gis en oversikt over når personopplysningsloven kan regulere situasjoner i arbeidsforholdet.
Utgangspunktet er at det er den enkelte som bestemmer over sine egne personopplysninger. Hovedregelen er derfor at personopplysninger kun skal behandles hvis det foreligger et frivillig samtykke, eller når visse nødvendighetsvilkår er oppfylt.
Personopplysningsloven
Generelt kan en si at personopplysningsloven som regel kommer til anvendelse når arbeidsgiver samler inn, registrerer, sammenstiller, lagrer, utleverer eller kombinerer disse behandlingsmåtene av personopplysninger om sine ansatte.
Personopplysningsloven regulerer hvilke informasjon som kan lagres om den ansatte. Hovedregelen er at det kun er nødvendige og korrekte opplysninger som skal lagres om den ansatte. Arbeidstakere har rett til innsyn om hvilke personopplysninger som er lagret. Hvis arbeidstakeren får vite at arbeidsgiveren har lagret mangelfulle eller unødvendige personopplysninger, kan arbeidstakeren kreve at dette blir rettet.
Arbeidsgiver må også være bevisst om hvor lenge personopplysningene skal lagres. Utgangspunktet for vurderingen er at personopplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Lagring utover dette er i strid med regelverket.
I tillegg setter personopplysningsloven skranker for gjenbruk av personopplysninger om sine ansatte. Arbeidsgiver kan f.eks. ikke gjenbruke opplysninger som er samlet inn for administrasjonsformål til å kontrollere den ansatte, jfr. Rt. 2013 s. 143.
Advarsel – personalmappen
I det siste har vi fått en del saker som relaterer seg til innhenting av referanser og lagring av advarsler i personalmapper.
I tilsettingsprosesser har arbeidssøker opplevd at ny arbeidsgiver har innhentet uttalelser fra tidligere arbeidsgiver, selv om arbeidssøker ikke har oppgitt disse personene som referanser.
Det følger av personopplysningsloven at ny arbeidsgiver har en plikt til å informere arbeidssøkeren om at de innhenter personopplysninger fra andre enn søkeren selv. Videre så er det fare for at gammel arbeidsgiver ikke har rettslig grunnlag for å gi disse opplysningene videre, da han ikke har fått samtykk fra arbeidssøkeren og det kan vanskelig tenkes at et av «nødvendighetsvilkårene» er oppfylt.
Lagring av advarsler i personalmappen er ofte problematisk, da det kan være uenighet om grunnlaget for advarselen er riktig, jfr. det som er nevnt om lagring av korrekte opplysninger. Videre kan det oppstå uenighet om hvor lenge advarselen bør lagres i personalmappen. Arbeidsgiver må vurdere dette konkret, men bør ikke lagre advarselen lengre enn det som er nødvendig. Aktuelle momenter er hvilke omstendigheter som ligger til grunn for advarselen og om disse har opphørt.
Det er viktig at både arbeidstaker og arbeidsgiver er klar over de rettigheter og de plikter som personopplysningsloven gir.
Henriette Cecilie S. Breilid arbeider hovedsakelig med arbeidsrett og tilhørende rettsområder, samt eiendomsrett, kontraktsrett og familie- og arverett.
Breilid har en master i rettsvitenskap fra Universitetet i Oslo. Hennes masteroppgave omhandlet arbeidsgivers bruk av personopplysninger.
Breilid har tidligere arbeidet hos rettshjelpstiltaket Juridisk rådgivning for kvinner (JURK), samt vært trainee og oppgaveskriver for Arntzen de Besche.
