Dersom en ansatt ter seg på en måte som arbeidsgiver anser som uakseptabelt, har arbeidsgiver rett til å reagere på det. Det kan være forsentkomming, manglende utførelse av arbeidsoppgaver eller upassende atferd mot kolleger. Som regel vil det være tilstrekkelig at arbeidsgiver tar dette opp med den det gjelder gjennom en samtale. Noen ganger er det imidlertid uønsket atferd over tid eller alvorlige enkelthendelser hvor arbeidsgiver mener det er behov for å formalisere tilbakemeldingen til den ansatte. Det er strenge krav for å gå til oppsigelse av en arbeidstaker, og det er ikke nødvendigvis det arbeidsgiver ønsker i første omgang. I slike tilfeller gis gjerne det som omtales som en advarsel.
Det finnes ingen lovbestemmelser om advarsler, men det er en del av en etablert praksis på arbeidsrettens område. Innholdsmessig vil de normalt bestå av en del hvor det påpekes nærmere hva arbeidsgiver anses for å være uakseptabel atferd, og en del hvor det klargjøres at gjentakelse vil kunne få konsekvenser for arbeidsforholdet. I praksis vil det være enklere for arbeidsgiver å dokumentere saklig grunn for oppsigelse dersom det tidligere er gitt advarsel for samme eller lignende forhold.
Tjenestlig tilrettevisning – advarsel
Mange av de sakene vi får i Advokatfirma Raugland gjelder lærere og barnehageansatte i kommunal sektor. Innenfor stat og kommune opereres det gjerne med begrepene tjenstlig tilrettevisning og advarsel om hverandre, uten at det nødvendigvis innebærer noen realitetsforskjell. Her må man imidlertid trekke grensen opp mot det som må anses for å være en ordensstraff i tjenestemannslovens og forvaltningslovens forstand. Dersom tilrettevisningen eller advarselen i realiteten representerer en ordensstraff, så følger det av forvaltningsloven § 2, annet ledd, at det er å anse som et enkeltvedtak. Da er det krav om forhåndsvarsel, begrunnelse og om at det opplyses om klageadgang. Sivilombudsmannen har i en rekke uttalelser behandlet hvorvidt det som er betegnet som en tilrettevisning eller advarsel i realiteten er et vedtak om ordensstraff. I uttalelsene påpekes det at det må foretas en skjønnsmessig totalvurdering av de reelle forhold når dette skal bedømmes. Med en tilrettevisning menes først og fremst en klargjøring fra arbeidsgiver om hvilke forventninger man har til den ansatte. En ordensstraff i form av en skriftlig irettesettelse er derimot først og fremst en sanksjon for overtredelse eller tilsidesettelse av tjenesteplikter. Normalt vil det måtte fremgå av tilrettevisningen eller advarselen at gjentakelse vil få konsekvenser for arbeidsforholdet for at det skal anses som en ordensstraff. Dersom en ordensstraff er ilagt uten at saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven er fulgt, kan en virkning bli at vedtaket blir kjent ugyldig – men det er ingen automatikk i det.
Lagring i personalmappe
Som all hovedregel vil en advarsel e.l. bli lagret i personalmappen til den ansatte. Dersom man er uenig i grunnlaget for denne er vårt råd at man nedtegner sine innsigelser og ber om at de lagres på samme sted. Dette for å sikre balanse i fremstillingen for ettertiden.
Vi får ofte spørsmål om det er noen grense for oppbevaringstid. Det er ikke noe fasitsvar på det. I henhold til personopplysningsloven skal personopplysninger ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Dersom det er reagert på forsentkomming og det har gått lang tid siden siste forgåelse, vil man kunne argumentere for at formålet med advarselen er oppfylt, og at lagring derfor ikke er nødvendig. Datatilsynet har uttalt at de anser at en tidsgrense på 2 år kan tjene som en pekepinn for hvor lenge etter siste forgåelse en advarsel e.l kan oppbevares. Uavhengig av om advarselen slettet, så er det klart at dens betydning i vurderingen av eksempelvis en oppsigelsessak svekkes med tiden. Innenfor offentlig sektor gjelder tilleggsbestemmelser om lagring i arkivloven, noe som vil kunne få betydning for arbeidsgivers adgang til å slette personopplysninger.
Henriette Cecilie S. Breilid arbeider hovedsakelig med arbeidsrett og tilhørende rettsområder, samt eiendomsrett, kontraktsrett og familie- og arverett.
Breilid har en master i rettsvitenskap fra Universitetet i Oslo. Hennes masteroppgave omhandlet arbeidsgivers bruk av personopplysninger.
Breilid har tidligere arbeidet hos rettshjelpstiltaket Juridisk rådgivning for kvinner (JURK), samt vært trainee og oppgaveskriver for Arntzen de Besche.
