Visste du at bokstavelig talt «alle» i utgangspunktet har rett til å få innsyn i offentlige saksdokumenter? Det spiller faktisk ingen rolle om du er utlending, innledning, gammel, ung eller representerer en juridisk person. Mange er kanskje ikke klar over hvor omfattende reglene om innsyn faktisk er.
Det er viktig å være kjent med regelverket som regulerer innsynsretten for deg som privatperson, for deg som er offentlig ansatt og ikke minst for deg som representerer en offentlig virksomhet. Reglene om innsynsretten ivaretar nemlig prinsipielle verdier som kontradiksjon, personvern og en åpen og gjennomsiktig offentlig virksomhet.
Personopplysningsloven
Personopplysningsloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven er de mest sentrale lovene som regulerer innsynsretten.
Personopplysningsloven § 18 gir enhver rett til å vite hva slags behandling av personopplysninger den behandlingsansvarlige foretar. Den som ber om innsyn kan kreve å få opplyst hvilke sikkerhetstiltak som er iverksatt for å forhindre at personopplysninger kan komme på avveie.
Blant annet kan man påberope seg innsynsretten etter personopplysningsloven hvis man ønsker informasjon om hvilke opplysninger din arbeidsgiver har lagret om deg i personalmappen.
Forvaltningsloven
I forbindelse med at forvaltningen skal fatte et enkeltvedtak, har partene rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jfr. forvaltningsloven § 18. Utgangspunktet er at partene kan kreve innsyn i alle dokumentene som inngår i forvaltningens vurderingsgrunnlag. Det er prinsippet om kontradiksjon som blir gjenspeilet i denne bestemmelsen. Imidlertid er det noen unntak. For eksempel har ikke en part krav på innsyn i dokumenter som er utarbeidet for forvaltnings egen saksforberedelse.
I et offentlig ansettelsesforhold, er det viktig å være oppmerksom på at blant annet advarsel normalt anses som et enkeltvedtak. De ansatte har derfor en rett til å få innsyn i alle saksdokumentene som danner grunnlag for advarselen.
Da forvaltningsloven har inntatt en teknologinøytral definisjon av «dokumenter», kan «saksdokumenter» også være en video, en SMS, et lydopptak med mer, så fremt dette har inngått i vurderingsgrunnlaget til arbeidsgiver, og at dette er en logisk avgrenset informasjonsmengde som arbeidsgiver har mottatt eller selv har opprettet.
Offentlighetsloven
Offentlige arbeidsgivere bør også vurdere om en part har rett til innsyn i journaler og liknende registre i tillegg til saksdokumenter, jfr. offentlighetsloven. Dette kan for eksempel være dokumentkort som viser en oversikt over hvilke dokumenter som ligger i saken.
Generelt har alle i utgangspunktet rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter, journaler og liknende registre etter offentlighetsloven. Forvaltningsorganet har også en plikt til å vurdere om det skal gis innsyn i dokumenter/opplysninger selv om det er unntatt fra innsynskravet (prinsippet om merinnsyn). Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Dette skal styrke informasjons- og ytringsfriheten, tilliten til det offentlig og rettssikkerheten til den enkelte.
Det stilles svært strenge krav til saksbehandlingstiden ved behandling av saker som gjelder innsynsrett. Særlig gjør dette seg gjeldende hvis det har blitt fremmet et innsynskrav i forbindelse med et enkeltvedtak.
Hovedregelen er at innsynskrav skal avgjøres innen en til tre virkedager. Noe lengre saksbehandlingstid kan tillates hvis det gjelder innsynskrav som reiser vanskelig problemstillinger eller hvor innsynskravet omfatter store mengder med dokumenter.
Sivilombudsmannen påpeker viktigheten av at innsynssaker blir behandlet så raskt som praktisk mulig, også i perioder med ressursutfordringer, som for eksempel i sak 2016/482. Her var Fylkesmannens saksbehandlingstid på over tre måneder ikke akseptabel, og det ble presisert at ressursutfordringer i utgangspunktet ikke er unnskyldende.
